¿QUÉ FUNCIONES TIENE UN OFICIAL DE CUMPLIMIENTO? (SEGUNDA PARTE)

En consonancia con el artículo anterior, hoy vamos a continuar detallando las obligaciones de un Oficial de Cumplimiento. 

Como se dijo, la normativa le asigna la friolera de dieciocho obligaciones, detalladas en el Art. 12 de la Res. SBS 789-2018 y sus modificatorias. Y se explicaron las diez primeras diez. Hoy vamos a culminar con las ocho restantes, copiando textualmente los términos de los incisos respectivos. 

Veamos...

k) Llevar un registro de aquellas operaciones inusuales que, luego del análisis respectivo, no fueron determinadas como sospechosas, conforme a lo dispuesto por el artículo 23 de esta Norma: La sutil diferencia entre ambas operaciones las explicaré en otro post. Baste con saber hoy que el Oficial de Cumplimiento, además de ser acucioso, deberá tener un registro detallado incluso de lo que parecía ser y no fue.

l) Comunicar al sujeto obligado, a los trabajadores y directores, de contar con dicho órgano de gobierno, u órgano equivalente, sobre los cambios realizados en la normativa vigente en materia de lucha contra los delitos de LA/FT y en especial de la normativa relativa al SPLAFT, dejando constancia de ello: Quede claro que es a él le corresponde informarse e informar sobre  normas y modificatorias que se legiste sobre prevención LAFT.  Tendrá que ser tooodo un docente para sí mismo y para la empresa. A prepararse, gentes (1).

m) Evaluar las operaciones y, en su caso, calificarlas como sospechosas y comunicarlas a la UIF-Perú en representación del sujeto obligado a través de un ROS (2), dejando constancia documental del análisis y evaluaciones realizadas:  Y tendrá que hacerlo ingresando con sus códigos secretos, sin revelar su identidad ni la del Sujeto Obligado. De más está decir que habrá de guardar la reserva respectiva y no ir pregonando por ahí que tuvo que hacer un reporte a la UIF. Y esto, si no por obediencia a la normativa, por su propia seguridad personal y la de toda la empresa para la que trabaja.

n) Elaborar y remitir a la UIF-Perú el informe anual del oficial de cumplimiento (IAOC): Dicha remisión es por vía virtual en la misma plataforma de la SBS  y hay plazo hasta el 15 de febrero del año siguiente del ejercicio para este cometido. Sugerencia: Dejar de actuar a la peruana y presentarlo a más tardar el 31 de enero, porque la víspera del plazo en cuestión el referido sitio web suele colapsar (3) dada la proverbial costumbre de nuestro pueblo de hacer las cosas a última hora.

o) Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos relacionados al SPLAFT:  La conservación se hará fundamentalmente en archivos informáticos, con copia de seguridad tanto en dispositivos como en la nube. El art. 31 de la Res. SBS 789-2018 modificado por Resolución SBS N°01754-2024 estipula que toda esta documentación debe guardarse por cinco (5) años.

p) Atender los requerimientos de información solicitada por las autoridades competentes: Entiéndase que será el Oficial de Cumplimiento - no el gerente general ni el portero del edificio - quien deberá deberá informar al Ministerio Público y al Poder Judicial cuando se presente un problema que requiera información precisa sobre la prevención LAFT de la empresa.

q) Atender los requerimientos de información que formule la UIF-Perú, incluyendo aquellos de remisión periódica: Esto de cajón, con la reserva absoluta del caso y por vía virtual, identificándose con los códigos secretos asignados por la UIF.

r) Las demás que sean necesarias o establezca la SBS, para vigilar el funcionamiento y el nivel de cumplimiento del SPLAFT: Roguemos al Cielo que no establezca otras, que las dieciocho mencionadas son más que suficientes.

Por todo lo expuesto, se puede concluir lo siguiente:

La labor del Oficial de Cumplimiento conlleva una grave responsabilidad. Su cometido va mucho más allá de una función administrativa. Por tanto, no cabe ligereza al momento de elegirlo. Y menos  autodesignarse (4) para luego caer en la imprudentísima simpleza de entregar los códigos secretos a un tercero, con el fin de que sea este el encargado de remitir el Informe Anual.  En sus manos tendrá información confidencial y sensible del Sujeto Obligado, como el monto total de sus ingresos anuales, para comenzar. Y datos como este no deben ir pululando alegremente por ahí. Reitero lo que dije en el artículo ¿Qué es un Oficial de Cumplimiento (OC): Esta persona habrá de ser de toda nuestra confianza, distinguiéndose por su ética e idoneidad profesional.  

Como en otras ocasiones, les invito a manifestar su opinión en este blog o en Facebook.

Si tienes alguna duda sobre el tema o deseas una capacitación virtual, escríbeme al 999 128 364

Notas aclaratorias:

(1) No olvidemos que nuestra biblia para efectos del SPLAFT es la Res. SBS 789-2018 y sus modificatorias, a cuyo texto concordado pueden acceder haciendo click en enlace. Invito a leer con calma los artículos que poco a poco estoy explicando en estos post.

(2) ROS: Reporte de Operación Sospechosa.

(3)  ¡Así me lo ha referido más de un colega - y no una vez -  a las entre las 8:00 pm y las 11.30 pm del 14 de febrero, rogando a gritos que le ayude!!! Tal parece que todos los oficiales de cumplimiento del país coincidieran  a última hora para presentar el bendito Informe Anual.

¡Por piedad, no me vuelvan más loca de lo que ya estoy por obra y gracia de todo este entuerto!!!

(4) Recuérdese que esto es permitido para el Sujeto Obligado Persona Natural.

¿QUÉ FUNCIONES TIENE UN OFICIAL DE CUMPLIMIENTO? (PRIMERA PARTE)

En consonancia con el artículo que escribí al inicio de junio, hoy vamos a detallar las funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento. Y como la normativa le señala ni más ni menos que ¡DIECIOCHO!!!, fuerza será que desglose este ítem en dos post para que ustedes, amables lectores, ni se duerman ni se infarten.

Dijimos la vez pasada que este simpático personaje es el encargado de velar por la adecuada implementación de nuestro SPLAFT (¡ya parezco la UIF con las abreviaturas!), así como de su adecuado funcionamiento. Traducido al castellano: es la persona sobre la que recae la responsabilidad de que el sistema preventivo en cuestión marche sobre ruedas. Desglosaremos abajo lo que dice el Art. 12 de la Res. SBS 789-2018 y sus modificatorias (1) sobre su cometido.

a) Ser interlocutor entre la UIF y el Sujeto Obligado: Quede claro que dicha entidad no va a tratar directamente ni con el titular de la empresa, ni con el gerente general y menos con un trabajador cualquiera del Sujeto Obligado. Todas las comunicaciones oficiales serán dirigidas al Oficial de Cumplimiento y será este quien deberá responder a cualquier solicitud de la UIF en materia del SPLAFT. 

b)  Proponer las estrategias para prevenir y gestionar los riesgos LAFT y FP (2): Esto supone que es él y no otro quien debe asesorar al Sujeto Obligado sobre cómo implementar el famoso SPLAFT. 

c) Vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del SPLAFT, incluyendo los procedimientos de detección oportuna y reporte de operaciones sospechosas: Sobre él recae la responsabilidad de que las cosas marchen sobre ruedas para detectar y reportar cualquier operación sospechosa, esto a las 24 horas de concluir de que esta realmente lo es (3).

d) Implementar, evaluar y verificar la aplicación de las políticas y procedimientos del SPLAFT: Esto es prácticamente una repetición de lo expuesto en el acápite c) ¡Me encantan las redundancias normativas de la UIF, como podrán observar! Y lo cómico del asunto es que es a él mismo al que tiene que vigilar y evaluar si está implementando debidamente el sistema de prevención bendito.

e) Proponer y adoptar las acciones necesarias para su capacitación, la de los trabajadores y directores, cuando corresponda, de ser el caso y del sujeto obligado cuando este sea persona natural, al menos una vez al año en materia de prevención y detección del LA/FT y FP, que incluye la adecuada gestión de los riesgos del LA/FT y FP: ¡Vaya palabreo! Más claro: es el responsable de que él y todos los miembros de la agencia inmobiliaria en cuestión - incluso tratándose de persona natural o EIRL-  se capaciten una vez al año sobre prevención y gestión de riesgos LAFT. Con el favor de Dios, espero que nunca en el Perú sea necesario andar sobre aviso por riesgos FP. 

Las siguientes obligaciones que abajo copio yo diría que aplican solo para las grandes empresas, pues resulta extraño que un agente inmobiliario común y silvestre -sea persona natural o SAC pequeña- se encuentre con casos que ameriten las precauciones ahí señaladas. Nosotros habitualmente tratamos con Juan Perez y María Gonzales, no con miembros de Al Qaeda o del Hamas. Con todo y dada la globalización, todos el personal de la empresa involucrado en la compraventa y sobre todo el Oficial de Cumplimiento habrán de estar muy sobre aviso, en especial  si por ahí aterriza un no residente en el Perú, que de buenas a primeras insiste en comprar un inmueble de un monto determinado, de manera apurada y sin dejar clara la razón por la cual desea adquirirlo. Enumero ahora las funciones y obligaciones realacionadas a este riesgo:

f) Verificar, al inicio y durante la relación comercial con el cliente, las listas de las personas o entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas por su vinculación con el terrorismo y su financiamiento, así como el financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva de conformidad con la Resoluciones 1267 (1999), 1718 (2006), 1737 (2006) y 2231 (2015) y las resoluciones que la sucedan.

g) Verificar, al inicio y durante la relación comercial con el cliente, las listas que contribuyen a la prevención del LA/FT: i) Lista OFAC: lista emitida por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento de Tesoro de los Estados Unidos de América (OFAC), en la cual se incluyen países, personas y/o entidades, que colaboran con el terrorismo y el tráfico ilícito de drogas, ii) Lista de terroristas de la Unión Europea, iii) Lista de Países y Territorios no Cooperantes, iv) Listado de las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, distintas a las señaladas en el literal f), v) Otros que señale la Superintendencia.

h)Informar a la estructura organizativa del sujeto obligado respecto de las modificaciones e incorporaciones al listado de países de alto riesgo y no cooperantes publicado por el Grupo de Acción Financiera Internacional – GAFI.

i)Verificar, con el debido seguimiento, la ejecución de forma inmediata de las medidas de congelamiento nacional de fondos o activos que dicte la SBS en los casos vinculados a los delitos de LA/FT, conforme al numeral 11 del artículo 3 de la Ley.

j) Verificar, con el debido seguimiento, la ejecución de forma inmediata de las medidas de congelamiento que dicte la SBS, conforme a las Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas en materia de terrorismo y su financiamiento, así como el financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva.

Obsérvese que la normativa establece que las verificaciones deben darse al inicio y durante la relación comercial con el cliente, esto es desde que el cliente nos dice "Aló" hasta el pago de nuestros honorarios y la entrega del inmueble. Verdad que ciertas obligaciones se han simplificado para los agentes personas naturales que perciben hasta 97 UIT al año (4). Con todo, reitero el cuidado que hay que guardar al filtrar a nuestros clientes y es el Oficial de Cumplimiento el encargado de implementar, vigilar y evaluar las medidas de prevención.

¿Larga la lista? En el próximo post detallaré las obligaciones faltantes. Entre tanto, les invito a manifestar su opinión en este blog o en Facebook.

Si tienes alguna duda sobre el tema o deseas una capacitación virtual, escríbeme al 999 128 364

Notas aclaratorias:

(1) Res. SBS 2351-2023 y Res. SBS 1754-2024

(2) FP: Financiamiento de Armas de Destrucción Masiva. No he sabido que exista  por estos lares riesgo alto de dicha lacra.

(3) Así lo señala expresamente el artículo 23.1 de la Res. SBS 789-2018

(4) Así se estipula en  los párrafos 36.1 y 36.4 numeral de la Res. SBS 789-2018 modificada por Res. SBS 2351-2023.